Fachgespräche 
Fachgespräche
Jeder der Projekte betreuen muss kennt das: Es sind eine Vielzahl Menschen beteiligt, eine Unmenge Informationen muss kanalisiert und verarbeitet werden und man muss zu jeder Zeit sagen können wie der Status ist, damit ein Projekt gut läuft und zu einem erfolgreichen Ende kommt.
Klingt schwierig? Ist es auch, wenn man nicht die richtigen Hilfsmittel hat.
Es gibt auf dem Softwaremarkt eine Fülle von Projektmanagement-Programmen und noch mehr Literatur dazu. Aber wer der kein Computer-Nerd ist, hat auch keine Lust sich erstmal durch das 640 Seiten starke Profibuch zu MS Project zu arbeiten. Oder anders: Wer hat überhaupt Zeit für so was? Ich kann mir jedenfalls für den Feierabend etwas Unterhaltsameres vorstellen. Trotzalledem brauchten wir eine Lösung für die Informationsverteilung und Koordination von Projekten die über Emails, Excellisten und Mindmaps hinausging.
So kamen wir in unserer Agentur zu einer eleganten Lösung – basecamp.
Nach einem kurzen Besuch und Umschauen auf der basecamp-Website, meldete ich mich mit meinen Kollegen der Coporate Media an, um der Sache auf den Grund zu gehen. Und was soll ich sagen, wir waren begeistert. Eine schnell zu überblickende Oberfläche, keine Schnörkel oder flippige Gadgets – die Funktionalität überwiegt klar. “Ok, dann lasst es uns ausprobieren!”, hieß es und der Praxistest begann.
Schnell wurde klar, dass uns basecamp sehr gut unterstützen könnte, weil es webbasiert ist, sodass man auch unterwegs beim und ggf. mit dem Kunden einen Blick auf das Projekt werfen kann.
Aber bevor wir mit Kunden daran arbeiten wollten, mussten wir inhouse erstmal herausfinden, ob es auch anderen Kollegen helfen könnte. Wir hielten Workshops und zeigten unseren Kollegen, was mit basecamp möglich ist und wie man es am Besten einsetzt. Die Resonanz war gemischt. Sicherlich ist ein neues Kommunikationstools nicht immer gleich zu verstehen, aber wir versuchten die herausragenden Vorteile dieser Plattform zu vermitteln.
Es ist eine gemeinsame Kommunikationsebene auf die jeder im Projektteam zugreifen, Informationen abrufen oder bereitstellen kann. Denn was nützen einem die tausend Zettel, die man aus einer Besprechung mitnimmt und dann nicht mit den anderen teilen kann. Jeder notiert sich etwas anderes, für ihn relevantes und niemand kann alles dokumentieren. Nun ist es aber ein Leichtes, für alles Teammitglieder ihre Beiträge zum Protokoll zusammen in einem Writeboard zu sammeln oder ihre Aufgaben in To-Do-Listen zu organisieren. So sieht jeder was noch zu tun und was schon erledigt ist. Auch muss natürlich, für die Schaffung von Akzeptanz, erstmal festgestellt werden, ob die Projekte der Kollgegen überhaupt geeignet sind. Dies hängt von zwei Faktoren ab, von der Dauer und der Komplexität eines Projekts.
Von der Dauer, weil man unter anderem einen Zeitplan über Milestones erstellen kann, in den jeder Einblick hat und genau weiß, was wann zu tun ist. Oder es sind z.B. kontinuierlich Neuerungen in eine Website einzupflegen. Da macht es nicht viel Sinn immer wieder ein neues Projekt für jede Änderung zu erstellen und man kann den Dienstleister (Programmierer) mit an das System anschliessen. Er hat dann sofort Kenntnis darüber, was er an Arbeit vor sich hat.
Die Komplexität ist der zweite Faktor. Sie kann sich unterschiedlich ausprägen. Entweder sind an dem Projekt sehr viele Menschen beteiligt oder es ist ein inhaltlich schwieriges Thema, welches viel Abstimmungen benötigt. Sei es bei der Erstellung von Produktkatalogen oder der Relaunch einer Website.
Aber um das ganze hier etwas abzukürzen, stelle ich euch einfach hier mal die acht Grundbereiche von basecamp vor:
Der erste ist das “Dashboard”, welches einen Überblick über alles gibt was so passiert ist, welche Termine anliegen, wer Messages gepostet oder Dateien hochgeladen hat.
Das zweite Areal “Messages” ist so etwas wie ein öffentliches Forum, in dem Fragen gestellt und Problemlösungen diskutiert werden. Es lassen sich Kommentare schreiben, wie hier im Blog oder auch Dateien anhängen – das geht hier im Blog leider nicht ;-). Dabei kommt es nicht darauf an welche Art Datei man anhängt, nur die Größe zählt. 10 MB sind kein Problem, für größere Dateien sollte man sich fragen, ob es wirklich dienlich ist diese Daten hier zu platzieren. Basecamp bietet für den registrierten Nutzer hier einen eigenen Webspace oder – so wie wir es nutzen – den eigenen FTP-Server für die Dateiablage. Man muss mit seinem Speicherplatz sinnig umgehen, denn er ist begrenzt.
Bereich drei sind die “To-Do’s”. Man kann sie in Listen organisieren, Verantwortliche zuweisen und in der Reihenfolge verschieben. Wer eine ToDo bekommt, hat Sekunden später dazu eine Mail im Postkasten, sodass es egal ist wo man sich befindet, Hauptsache man hat einen Internetzugang, einen Blackberry oder XDA. Auf das iPhone warten wir ja alle ganz gespannt. a.d.R.
Die Nummer vier sind die “Milestones”. Termine die im Laufe eines Projektes anstehen und auf die man immer ein Auge haben muss. Um das zu erleichtern, kann man sich zwei Tage vor Ablauf eine Mail senden lassen. Man kann sich Milestones einzeln anlegen oder auch im Rudel, von bis zu zehn Stück. ToDo-Listen können mit Milestones verbunden werden, sodass man weiß, was zu welchem Zeitpunkt erledigt sein muss.
Abteilung fünf sind die “Writeboards”. Hier schreibt man Konzepte, Brainstormed oder erarbeitet mit seinen Kollegen neue Text für die nächste Kampagne. Dabei schickt man sich nicht mehr Word-Dateien hin und her, sondern findet das Dokument immer an der selben Stelle. Wer hier was verändert, erzeugt automatisch eine neue Version, damit sind alle immer im Bilde, wer als letztes was Produktives beisteuern konnte. Wenn man nicht wirklich was ins Board schreiben will, kann msn das selbige auch kommentieren. Um die entstandenen Texte weiter zu verwenden, lassen sich die Inhalte als Text oder HTML-Datei exportieren.
Die Nummer sechs ist der “Chat”. Wenn man noch nicht mit iChat, Skype, MSN, ICQ usw. gesegnet ist oder vielleicht das Gegenüber keine Möge hat sich den gleichen Chat-Client zu installieren, bietet der Chat – hier Campfire genannt – eine weitere Alternative um sich auszutauschen.
Etage sieben ist das “Timetracking”. So kann jeder im Projekt eintragen, wie lange er gebraucht hat um etwas zu erledigen. Das hilft auch in der Kommunikation mit dem Kunden aufzudecken, wie zeitintensiv manche Dinge sein können. Reports lassen sich für jeden Mitarbeiter erstellen, denn Transparenz ist gut um Verständnis zu schaffen.
Die achte und letzte Station hier sind die “Files”. Dies ist die Sammelstelle für alle Arten von Dateien, die so wertvoll sind, um mit anderen geteilt zu werden. Sie können kategorisiert und kommentiert werden und um eine bestimmte Gruppe Projektteilnehmer wissen zu lassen, dass ein wichtiges Dokument hochgeladen wurde, setzt man einfach ein paar Häkchen und ab geht’s.
Soweit zu den Bereichen in basecamp, aber uns hat nicht nur die Skalierbarkeit überzeugt, sondern einfach der Fakt, dass wir vieles noch effektiver und schneller geschafft haben. Auch ein entscheidender Faktor war der finanzielle Aspekt. Eine ganze Agentur mit 30 Rechnern mit Software auszustatten, kann sehr viel kosten und meistens werden die Produkte aufgrund ihrer komplexen Handhabung nicht wirklich gerne genutzt. Bei basecamp kann ich unbegrenzt Nutzer beteiligen, ich habe nur eine Einschränkung in der Anzahl Projekte und wenn ich eins abgeschlossen habe, archiviere ich es und schon kann ich dafür ein neues ins Leben rufen. Nun, klar hat basecamp auch seine kleinen Makel, es gibt z.B. keine Möglichkeit einen Gant-Diagramm zu erstellen oder Resourcen zu planen, aber das lässt sich verschmerzen.
Sicherlich braucht man eines in der Firma, um ein solches Tool zu nutzen – Akzeptanz bei den Nutzern. Doch die, die sich trauten mitzumachen und es einfach ausprobierten, haben es nicht bereut.
Es ist kein Ersatz für die Kommunikation untereinander, aber eine gute Plattform um miteinander zu kommunizieren.
Wir bleiben auf jeden Fall dabei und hoffen weiter auf coole Neuerungen im
basecamp und den guten Verlauf unserer Projekte. Waidmanns Heil!
